Het gebeurt regelmatig. Partijen zijn druk bezig met onderhandelen over de inhoud, maar besteden geen aandacht aan wie de afspraken moet nakomen. Soms wordt onderhandeld namens een met naam genoemde B.V. of namens een B.V. i.o. En soms is eigenlijk niet duidelijk namens wie nu onderhandeld wordt. Dit is voer voor juristen, vooral op het moment dat een partij onder de afspraken uit wil komen en de stofkam door een contract haalt.

Duidelijk of vaag?

Als de contractspartij duidelijk is en deze contractspartij bij het contracteren ook al bestaat, levert dat natuurlijk geen problemen op. Als onduidelijk is wie de contractspartij is, zal de overeenkomst moeten worden uitgelegd. Wie partij is hangt dan af van wat partijen aan elkaar hebben verklaard en wat zij over en weer uit elkaars verklaringen en gedragingen hebben afgeleid en mochten afleiden (de Haviltex-norm).

Lastiger wordt het als een (nog) niet bestaande vennootschap als partij wordt genoemd in het contract.

Contracteren namens ‘B.V. i.o.’

Wanneer de onderhandelaars een contract sluiten namens een met naam genoemde “B.V. i.o.” (in oprichting) geeft de wet een regeling in artikel 2:203 BW. De op te richten B.V. wordt de contractspartij zodra het contract wordt bekrachtigd na oprichting van de vennootschap. Bekrachtiging kan uitdrukkelijk of stilzwijgend plaatsvinden. Omdat de andere contractspartij kennis moet nemen van de bekrachtiging, kan de bekrachtiging niet plaatsvinden in de oprichtingsakte. De op te richten vennootschap moet verder de vennootschap zijn die partijen bij het sluiten van de overeenkomst voor ogen hadden. In beginsel blijven de onderhandelaars hoofdelijk ‘verbonden’ tot nakoming van de gemaakte afspraken, totdat bekrachtiging door de vennootschap heeft plaatsgevonden. Alle reden dus om na oprichting aandacht te besteden aan een correcte bekrachtiging.

Contracteren namens niet bestaande B.V.

Ingewikkeld wordt het als een in het contract genoemde contractspartij (dus niet “i.o.”) vervolgens nog helemaal niet blijkt te bestaan. Als die vennootschap later ook niet wordt opgericht mist er dus een contractspartij, de overeenkomst is dan niet tot stand gekomen.

Als de vennootschap later wel wordt opgericht dan is zij onbevoegd vertegenwoordigd en in beginsel dus geen contractspartij. Bovendien zal de wederpartij deze vennootschap niet op het oog hebben gehad. Maar als de wederpartij en de opgerichte vennootschap elkaar alsnog accepteren past de overeenkomst zich hierbij aan en is er geen vuiltje aan de lucht.

Niet uitgesloten is dat de nieuw opgerichte vennootschap de afspraken al meteen probeert te bekrachtigen krachtens artikel 3:69 BW, en zichzelf zo presenteert als contractspartij. Overigens moet die bekrachtiging dan wel aan de wederpartij worden geuit om werking te kunnen hebben; via een bekrachtiging per notariële (oprichtings)akte lukt dat niet. Dat kan tot kostbare procedures leiden. Maar ook na een netjes geuite bekrachtiging zal deze zonder medewerking van de wederpartij vaak niet opgaan. De wederpartij zal kunnen zeggen dat hij deze nieuwe vennootschap niet op het oog had toen hij dacht te contracteren met een al bestaande vennootschap.

Let wel: als partijen niet alsnog akkoord zijn met de totstandkoming van een contract zal de onderhandelaar die de spook-vennootschap naar voren schoof aansprakelijk zijn voor de schade, omdat hij zich ten onrechte als vertegenwoordiger heeft gepresenteerd. Maar nakoming van de afspraken kan van hem niet gevorderd worden, want er is nooit beoogd hem als partij te beschouwen.

Kortom, wat extra minuutjes aandacht voor het (laten) controleren van een vennootschap in het handelsregister en een correcte benaming in het contract is geen overbodige luxe. Twijfelt u over de naamgeving van partijen of wilt u ander advies over uw (concept) contracten?  Neem dan gerust contact met mij of een van mijn collega’s op.