De debiteur betaalt! Hoe zit het eigenlijk als de klant uw factuur niet binnen de betalingstermijn betaalt? Wanneer kunt u aanspraak maken op vergoeding van (buitengerechtelijke) incassokosten en vertragingsrente?

Na de levering van goederen of diensten volgt veelal een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen. Vaak wordt die factuur gewoon tijdig en volledig voldaan. Wanneer dat niet het geval is volstaat meestal een enkele herinnering om alsnog uw factuur betaald te krijgen. Soms is daarvoor een tweede herinnering of een aanmaning nodig. Dergelijk ongewenst betaalgedrag leidt tot ergernis en veroorzaakt tevens schade. Uw debiteur aansporen tot betaling kost u immers tijd en bovendien kunt u al die tijd niet over het factuurbedrag beschikken. Om die reden heeft de wetgever bepaald dat u aanspraak kunt maken op vergoeding van (buitengerechtelijke) incassokosten en vertragingsrente.

Zakelijke of particuliere afnemer?

Hoe hoog de buitengerechtelijke incassokosten en vertragingsrente zijn en wanneer deze verschuldigd zijn is afhankelijk van de vraag of u te maken heeft met een zakelijke of particuliere afnemer.

Bij zakelijke klanten kunnen afspraken worden gemaakt over de hoogte van de vertragingsrente en de incassokosten en het tijdstip waarop deze verschuldigd zijn. Vaak zal dit in de van toepassing zijnde algemene voorwaarden van de leverancier zijn opgenomen. Wanneer de zakelijke afnemer vervolgens niet op tijd betaalt, kan aanspraak worden gemaakt op deze contractuele vertragingsrente en incassokosten. Deze mogen dan echter niet onredelijk hoog zijn, aangezien anders de kans bestaat dat de rechter zal matigen.

Bij particuliere afnemers gelden afwijkende regels. Ten aanzien van hen mag het tijdstip van de verschuldigdheid van incassokosten niet zelf worden bepaald. Hetzelfde geldt voor de hoogte van de verschuldigde incassokosten en vertragingsrente.

Incassokosten

Wanneer een leverancier geen algemene voorwaarden hanteert waarin de hoogte van de incassokosten is opgenomen is deze zowel ten aanzien van zakelijke als particuliere afnemers gebonden aan de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, afgekort “BIK”.

Ten aanzien van zakelijke afnemers geldt de BIK dan als regelend recht. Ten aanzien van particuliere afnemers is echter sprake van dwingend recht. Ten nadele van de particuliere afnemer mag hier dus niet van worden afgeweken. Bij zakelijke afnemers mag dat wel.

Sommatie en “14-dagen termijn”

Een ander verschil tussen de zakelijke en de particuliere afnemer is dat u bij particuliere afnemers na het verstrijken van de betalingstermijn niet direct aanspraak kunt maken op betaling van de incassokosten conform de BIK. U dient een particuliere afnemer namelijk eerst een brief te sturen waarin u hem verzoekt om binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag ná ontvangst van de sommatie, tot betaling van uw facturen over te gaan (artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek). Kort gezegd moet de particuliere afnemer eerst een laatste termijn van vijftien dagen inclusief de dag van ontvangst van uw schrijven worden gegund om alsnog tot betaling over te gaan (zie Hoge Raad). De standaardzin “binnen veertien dagen na heden” volstaat dus niet.

Verplichte specificatie van incassokosten

Daarnaast moet de particuliere afnemer er uitdrukkelijk op worden gewezen dat bij het wederom uitblijven van tijdige en volledige betaling aanspraak zal worden gemaakt op de buitengerechtelijke incassokosten. De hoogte van deze incassokosten dient specifiek in de sommatie te worden genoemd en dient verhoogd te worden met BTW. Doet u dat niet, of hanteert u een te korte betalingstermijn, dan is de particuliere afnemer geen incassokosten verschuldigd.

De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten dient u te berekenen volgens de staffel van de BIK en is aan een maximum gebonden. De incassokosten bedragen volgens deze staffel minimaal € 40,- en maximaal € 6.775,-.

Vertragingsrente

Wanneer geen algemene voorwaarden van toepassing zijn en u niets bent overeengekomen ten aanzien van de hoogte van de verschuldigde vertragingsrente dan gelden ten aanzien van zowel de zakelijke als de particuliere afnemer de regels uit het Burgerlijk Wetboek.

Op grond van de wet is de zakelijke afnemer vanaf het moment dat deze in verzuim is wettelijke handelsrente verschuldigd, terwijl de particuliere afnemer de gewone wettelijke rente is verschuldigd. De hoogte van deze rente wordt door de overheid vastgesteld. De wettelijke handelsrente is een stuk hoger dan de wettelijke rente. Per 1 januari 2017 bedraagt de wettelijke handelsrente namelijk 8%, terwijl de wettelijke rente voor particuliere klanten per 1 januari 2015 2% bedraagt.

 Vragen of advies nodig?

Duidelijk is dat het voor een ondernemer kan lonen om de algemene voorwaarden nog eens goed na te kijken wanneer het gaat om debiteurenbeheer. Het kan namelijk een hoop geld schelen! Indien u vragen heeft over uw algemene voorwaarden of debiteuren neem dan gerust contact op met mij of één van mijn collega’s.